No

Tugas dan Fungsi

Deskripsi Operasional

1

Menyusun Program Kerja dan Anggaran

a.       Mengidentifikasi kebutuhan Sumber Daya (SDM, anggaran, dan sarana) untuk mendukung program layanan BK

b.      Berkoordinasi dengan pimpinan UPA BK dan Konselor dalam merancang rencana kegiatan tahunan

c.       Mengusulkan pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan administrasi

2

Mengorganisasikan Kegiatan

a.       Menyesuaikan pembagian tugas dengan kompetensi dan beban kerja masing-masing staf

b.      Mengelola sistem administrasi berbasis manual dan digital.

c.       Mengatur penggunaan ruang layanan, alat kerja dan logistik agar tersedia sesuai kebutuhan kegiatan

3

Mengarahkan Kegiatan

a.       Menginformasikan dan mensosialisasikan SOP layanan BK kepada staf administrasi

b.      Mengatur dokumentasi dan pelaporan administratif terkait kasus: pencatatan jadwal konseling, rujukan dan lain-lain

c.       Berkolaborasi dengan Tim TIK UNRI untuk pengembangan sistem layanan berbasis digital.

4

Menentukan Arah Kebijakan Pengembangan

a.       Membantu merancang dan menyebarkan survei kebutuhan layanan BK secara administratif

b.      Menyediakan akses terhadap arsip atau dokumen yang relevan untuk keperluan riset pengembangan layanan.

5

Melakukan pengawasan dan evaluasi

a.         Menyusun laporan pelaksanaan administrasi secara berkala.

b.        Memberikan masukan perbaikan dan peningkatan kinerja TU

c.         Menyusun rekap data kunjungan layanan dan jenis layanan yang diberikan

No

Tugas

Rincian Operasional

1

Menyusun dan melaksanakan program kegiatan bimbingan dan konseling

a.       Menyusun program tahunan dan semesteran layanan bimbingan dan konseling berdasarkan kebutuhan sivitas akademika.

b.      Mengidentifikasi permasalahan umum mahasiswa dan menyesuaikan program dengan kebutuhan mereka.

c.       Melaksanakan layanan secara individu, kelompok,

atau berbasis komunitas sesuai dengan kebutuhan.

2

Berkoordinasi dengan konselor sebaya yang memenuhi syarat dalam membantu pelayanan konseling dan layanan psikologis sebaya

a.       Menyeleksi mahasiswa yang memenuhi syarat untuk menjadi konselor sebaya.

b.      Memberikan pelatihan dasar kepada konselor sebaya terkait etika, teknik konseling, dan batasan kewenangan.

c.       Mengawasi dan mengevaluasi kinerja konselor

sebaya dalam memberikan layanan pendampingan.

3

Mengatur dan memberikan layanan kepada sasaran layanan, dengan memprioritaskan layanan pada sivitas akademika Universitas Riau

a.       Menyusun jadwal layanan untuk mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan yang membutuhkan bimbingan dan konseling.

b.      Memastikan layanan berjalan sesuai standar operasional prosedur (SOP).

c.       Mengelola  sistem  administrasi  dan  pencatatan

layanan untuk memastikan efektivitas program.

4

Melaksanakan studi mendalam pada kasus- kasus tertentu

a.      Mengidentifikasi kasus-kasus yang memerlukan perhatian khusus.

b.      Melakukan asesmen psikologis atau wawancara mendalam untuk memahami akar masalah.

c.       Merujuk  ke  psikolog  atau  pihak  terkait  jika

diperlukan intervensi lebih lanjut.

No

Tugas

Rincian Oprasional

1

Menerima registrasi layanan dari konseli/klien

a.       Menerima dan mencatat pendaftaran layanan dari mahasiswa, dosen, atau tenaga kependidikan yang membutuhkan layanan bimbingan dan konseling.

b.      Mengelola sistem antrian layanan baik secara manual maupun digital

c.       Menjaga kerahasiaan data konseli sesuai dengan kode etik layanan psikologis dan konseling.

2

Mengelola web UPA BK

a.      Memperbarui informasi layanan, jadwal konseling, serta pengumuman terkait di website UPA BK.

b.      Memastikan sistem pendaftaran layanan daring berjalan dengan baik.

c.       Berkoordinasi dengan tim IT universitas untuk pemeliharaan dan perbaikan teknis jika terjadi kendala.

3

Membantu penyusunan rencana anggaran UPA BK

a.       Mengumpulkan data kebutuhan operasional dan program kerja UPA BK.

b.      Menyusun draft anggaran tahunan berdasarkan estimasi biaya layanan, pelatihan, seminar, serta kebutuhan lainnya.

c.       Berkoordinasi dengan bagian keuangan universitas untuk pengajuan dan realisasi anggaran.

4

Melaksanakan tata kelola persuratan

a.       Menyusun dan mengarsipkan surat masuk dan keluar yang berkaitan dengan layanan UPA BK.

b.      Mengurus surat-menyurat terkait kerja sama, permohonan, atau undangan yang ditujukan kepada mitra UPA BK.

c.       Memastikan setiap dokumen administratif tersusun rapi dan terdokumentasi dengan baik.

5

Mengadministrasikan pelaporan, rekomendasi, dan/atau hasil tindak lanjut

a.       Mencatat dan menyusun laporan hasil layanan bimbingan dan konseling secara berkala.

b.      Mendokumentasikan rekomendasi layanan yang diberikan oleh konselor dan psikolog.